Én giảm 96% thời gian phản hồi khách hàng nhờ AI Agent

Én giảm 96% thời gian phản hồi khách hàng nhờ AI Agent

Với đội ngũ sales chỉ 6 người nhưng phục vụ hàng trăm sự kiện mỗi năm, Én đang vận hành trong một thị trường F&B Event đầy thách thức. Trong bối cảnh ngành F&B Việt Nam tăng trưởng mạnh mẽ 9.6% năm 2025, áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi Én phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa quy trình vận hành để duy trì vị thế dẫn đầu.

Đằng sau những sự kiện thành công rực rỡ là câu chuyện về cuộc đấu tranh không ngừng nghỉ với thời gian – từ việc phản hồi khách hàng 24/7, quản lý pipeline dài hạn cho các sự kiện lớn, đến việc đảm bảo mọi chi tiết vận hành đều chính xác tuyệt đối. Đây chính là hành trình mà Én tìm đến Filum.ai để biến thách thức thành cơ hội, biến áp lực thành động lực tăng trưởng bền vững.

Về Én Space

Én Restaurant & Event Space – cái tên quen thuộc trong giới tổ chức sự kiện và catering tại TP.HCM, nơi mà từng món ăn được chế biến tỉ mỉ và từng chi tiết sự kiện được chăm chút kỹ lưỡng. Với hơn 5 năm kinh nghiệm, Én đã trở thành đối tác tin cậy cho hàng trăm sự kiện doanh nghiệp, tiệc cưới, và các buổi gặp mặt quan trọng, từ những bữa tiệc nhỏ tại nhà hàng đến các sự kiện lớn được tổ chức tại địa điểm của khách hàng.

Không chỉ nổi bật với thực đơn đa dạng và dịch vụ catering chuyên nghiệp, Én còn tự hào về khả năng "đọc vị" nhu cầu khách hàng và tạo ra những trải nghiệm sự kiện độc đáo. Từ việc tư vấn thực đơn phù hợp với từng loại hình sự kiện đến việc phối hợp với MC, decor, âm thanh ánh sáng – Én luôn đảm bảo mỗi chi tiết đều hoàn hảo.

Khi tốc độ quyết định thành bại

Trước năm 2025, vận hành kinh doanh tại Én Space là một cuộc đua không hồi kết. Với chu kỳ chốt đơn cho các sự kiện lớn kéo dài từ 3 đến 6 tháng, đội ngũ kinh doanh phải theo dõi hàng trăm khách hàng tiềm năng cùng lúc. Thế nhưng, họ lại thiếu một công cụ quản lý phễu kinh doanh chuyên nghiệp, khiến việc "nuôi dưỡng" và theo dõi khách hàng giống như mò kim đáy bể.

"Trong ngành này, nếu bạn phản hồi chậm hơn 3 tiếng, gần như chắc chắn bạn đã bị loại khỏi danh sách lựa chọn của khách hàng", đại diện Én Space chia sẻ. Dữ liệu khách hàng nằm rải rác trên một công cụ không được thiết kế cho ngành dịch vụ sự kiện, do đó đội ngũ tư vấn phải trực inbox thủ công trên Fanpage, nỗ lực hết mình nhưng vẫn không thể tránh khỏi tình trạng bỏ lỡ tin nhắn và thất thoát khách hàng tiềm năng vào tay đối thủ.

Khi dữ liệu câm lặng và quy trình rời rạc

Thực tế còn khắc nghiệt hơn khi dữ liệu không thể kết nối thành một câu chuyện hoàn chỉnh. “Chúng tôi biết có những điểm cần cải thiện, nhưng lại không có cách nào lắng nghe toàn diện ý kiến của khách hàng”, đại diện Én Space thừa nhận. Phản hồi chỉ được thu thập từ người đặt tiệc, trong khi hàng trăm tiếng nói của những người trực tiếp tham dự sự kiện – nguồn thông tin quý giá nhất để nâng cao chất lượng – lại hoàn toàn bị bỏ lỡ.

Thậm chí, ngay cả phản hồi nội bộ cũng bị "tắc nghẽn" khi nhân viên nhận góp ý trực tiếp tại sự kiện nhưng lại không có một quy trình chuẩn để báo cáo lên cấp quản lý. Quy trình vận hành sau khi ký hợp đồng cũng đầy rủi ro: mọi thông tin về trang trí, MC, set-up được trao đổi thủ công, dễ dẫn đến sai sót và ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Bài toán đặt ra rất rõ ràng: Én Space cần một giải pháp giúp họ phản hồi tức thì, hợp nhất dữ liệu, tự động hóa quy trình và lắng nghe khách hàng một cách trọn vẹn.

Kiến tạo trải nghiệm sự kiện liền mạch "kiểu mới"

Từ năm 2025, Én Space quyết định hợp tác cùng Filum AI, triển khai một nền tảng quản trị trải nghiệm khách hàng toàn diện được thiết kế để giải quyết chính những nỗi đau mà họ đang đối mặt.

Phản hồi tức thì 24/7, không bỏ lỡ dù chỉ một khách hàng

Chỉ sau 2 tuần, Filum AI Agent đã được triển khai trên toàn bộ các kênh giao tiếp của Én Space, từ Facebook, Instagram đến Zalo OA. Trợ lý AI này hoạt động 24/7, tiếp nhận 100% hội thoại đầu vào, trả lời ngay lập tức các câu hỏi thường gặp và tự động thu thập thông tin khách hàng tiềm năng. Giờ đây, dù khách hàng nhắn tin lúc nửa đêm hay sáng sớm, họ đều nhận được phản hồi ngay lập tức, với hy vọng rằng, một ngày nào đó, Én Space sẽ là thương hiệu nằm trong "top-of-mind" của khách hàng.

Tự động hóa quy trình, hợp nhất dữ liệu

Giải pháp của Filum đã giúp Én Space tự động hóa đến 70% quy trình, từ lúc tiếp nhận tin nhắn đến khi chuyển lead cho phòng kinh doanh. Mọi thông tin khách hàng được tự động ghi nhận vào hệ thống quản lý nội bộ, chấm dứt hoàn toàn tình trạng thất thoát dữ liệu. Quan trọng hơn, sau khi hợp đồng được ký kết, hệ thống tự động tạo các phiếu công việc (ticket) và checklist chi tiết cho bộ phận vận hành, đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng được thực thi chính xác, không sai sót.

Lắng nghe toàn diện, chăm sóc chuyên sâu

Én Space bắt đầu triển khai các chiến dịch khảo sát khách hàng tham dự sự kiện thông qua mã QR đặt tại địa điểm. Mọi phản hồi, dù là nhỏ nhất, đều được thu thập và phân tích, giúp ban quản lý có một cái nhìn 360 độ về chất lượng dịch vụ. Đồng thời, với dữ liệu khách hàng được hợp nhất, Én Space dễ dàng xây dựng các chương trình chăm sóc khách hàng doanh nghiệp thân thiết, tự động gửi các chương trình ưu đãi, upsell phù hợp, biến khách hàng cũ thành nguồn doanh thu bền vững.

"Cất cánh" cùng trợ lý AI

Sự thay đổi lớn nhất tại Én Space là sự xuất hiện của AI Agent – một "trợ lý ảo" đắc lực cho đội ngũ kinh doanh. Thay vì phải trả lời hàng trăm câu hỏi lặp đi lặp lại mỗi ngày, đội ngũ giờ đây có thể tập trung vào những cuộc hội thoại chuyên sâu, tư vấn và chốt những hợp đồng giá trị cao.

AI Agent không chỉ trả lời câu hỏi, mà còn khéo léo "lọc" các khách hàng tiềm năng chất lượng, thu thập đầy đủ thông tin và chuyển giao một cách liền mạch cho nhân viên kinh doanh. "Trước đây, chúng tôi luôn trong tình trạng quá tải. Giờ đây, AI đã gánh vác phần lớn công việc tuyến đầu, giúp chúng tôi làm việc hiệu quả hơn và thực sự tập trung vào khách hàng", đại diện Én Space chia sẻ. Giải pháp này đã giải phóng đội ngũ khỏi những công việc thủ công, tạo ra một luồng làm việc thông minh, nơi mọi tương tác đều được quản lý chặt chẽ và hiệu quả.

Tăng trưởng nhờ những con số biết nói

Tốc độ xử lý yêu cầu nhanh vượt trội

Sau khi áp dụng Filum AI, thời gian giải quyết trung bình cho một hội thoại của Én Space đã tạo nên một kỳ tích: giảm mạnh lên đến 95%, xuống chỉ còn khoảng 10 - 15 phút tuỳ theo . Tốc độ phản hồi "ánh sáng" này đã trở thành lợi thế cạnh tranh cốt lõi, giúp họ gây ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên.

Tự động hóa giải phóng sức người

76% tin nhắn chăm sóc khách hàng giờ đây được xử lý hoàn toàn tự động bởi AI. Tổng số hội thoại mà nhân sự phải xử lý trực tiếp giảm từ 100% xuống chỉ còn 25%. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc mỗi tháng mà còn nâng cao tinh thần cho đội ngũ, giúp họ tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao hơn.

Hiệu quả kinh doanh được tối ưu

Với quy trình thu thập và bàn giao lead được tự động hóa lên đến 70%, rủi ro thất thoát khách hàng tiềm năng gần như được loại bỏ. Đội ngũ kinh doanh nhận được những "đầu bài" chất lượng hơn, từ đó tăng đáng kể tỷ lệ chốt đơn và tối ưu hóa doanh thu cho công ty.

Lời kết

Én Restaurant & Event Space đã chứng minh rằng, ngay cả doanh nghiệp với đội ngũ nhỏ cũng có thể cạnh tranh hiệu quả trong ngành FnB & Event phát triển mạnh mẽ khi kết hợp công nghệ AI và tự động hóa thông minh. Trong thị trường FnB Việt Nam dự báo năm 2025 tăng trưởng 9.6%, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ như Filum.ai là một bước đi chiến lược và cần thiết để tạo sức bật cho doanh nghiệp.

Bạn cũng muốn phát triển doanh nghiệp bền vững và tối ưu trải nghiệm khách hàng? Đặt lịch tư vấn với Filum.ai để trải nghiệm nền tảng AI Agent toàn diện ngay hôm nay!