HiFriendz tăng gấp đôi hiệu suất tư vấn nhờ Filum AI Agent

HiFriendz tăng gấp đôi hiệu suất tư vấn nhờ Filum AI Agent

HiFriendz – người bạn đồng hành của hàng ngàn sinh viên và người đi làm trong hành trình tìm kiếm "mái ấm" tại thành phố – đã từng đối mặt với một bài toán nan giải: làm thế nào để quản lý hàng ngàn căn phòng và hàng vạn cuộc hội thoại diễn ra mỗi ngày trên hàng trăm tài khoản Zalo, Facebook cá nhân? Nhưng rồi, nhờ Filum AI, họ không chỉ tìm ra lời giải mà còn biến mớ dữ liệu hỗn độn thành một cỗ máy vận hành thông minh. Đây là câu chuyện về một startup bất động sản công nghệ, từ những ngày "lạc trôi" trong dữ liệu đến lúc tự tin làm chủ cuộc chơi với một bộ não trung tâm mang tên AI.

Về HiFriendz

HiFriendz là nền tảng kết nối người cho thuê và người cần thuê phòng trọ, căn hộ dịch vụ. Với sứ mệnh đơn giản hóa quá trình tìm nhà, HiFriendz quản lý một kho dữ liệu khổng lồ về phòng cho thuê, giúp khách hàng nhanh chóng tìm được nơi ở phù hợp với nhu cầu về vị trí, ngân sách và tiện ích.

Với nhu cầu ngày càng tăng về thuê phòng dài hạn tại các khu vực đô thị phát triển, HiFriendz phục vụ hàng chục nghìn khách hàng mỗi năm trong bối cảnh thị trường bất động sản cho thuê tại Việt Nam ngày càng cạnh tranh và đòi hỏi sự chính xác trong quản lý và tư vấn.

Mặc dù quy mô không lớn, nhưng mô hình kinh doanh đặc thù với thông tin phòng phong phú và đa dạng địa điểm đòi hỏi phải có giải pháp quản trị trải nghiệm khách hàng chuyên nghiệp để không bỏ sót cơ hội, nâng cao tỷ lệ chuyển đổi và đảm bảo hiệu suất vận hành.

Thách thức trong mô hình phi tập trung

Trước khi hợp tác với Filum AI, mô hình vận hành của HiFriendz là một bức tranh đầy những mảnh ghép rời rạc. Việc tư vấn và cho thuê phòng chủ yếu diễn ra trên các tài khoản Zalo và Facebook cá nhân của đội ngũ kinh doanh. Mỗi nhân viên là một "tổng đài" riêng, một kho dữ liệu riêng, và công ty gần như không thể kiểm soát được họ đang tư vấn những gì cho khách.

"Rủi ro lớn nhất là khi một nhân viên nghỉ việc, chúng tôi mất trắng toàn bộ lịch sử trò chuyện và dữ liệu khách hàng của họ", đại diện HiFriendz thừa nhận. Dữ liệu phòng được lưu trữ trên Google Sheet và công cụ CRM chuyên dụng, nhưng những công cụ này nhanh chóng trở nên quá tải và không đủ mạnh để quản lý một khối lượng dữ liệu khổng lồ và biến động liên tục. Mọi quy trình, từ tư vấn đến đặt lịch xem phòng, đều diễn ra thủ công, thiếu quy chuẩn và dễ dàng bỏ lỡ các cơ hội quý giá.

Khi dữ liệu trở thành gánh nặng

Thực tế còn khắc nghiệt hơn khi dữ liệu thô trở thành rào cản lớn nhất. Dữ liệu về địa chỉ phòng không được cấu trúc một cách logic, chưa được phân cấp theo quận-phường-địa chỉ cụ thể, khiến những nỗ lực ứng dụng AI trước đó đều thất bại. AI Agent cũ thường xuyên không hiểu ngữ cảnh, đưa ra thông tin sai lệch hoặc thậm chí tự "bịa" ra thông tin phòng không tồn tại, làm xói mòn niềm tin của khách hàng.

"Chúng tôi từng thử nghiệm AI, nhưng nó liên tục quên mất khách hàng đang hỏi gì sau vài câu trao đổi, hoặc quá máy móc trong việc xin số điện thoại, tạo ra một trải nghiệm rất tệ," đại diện HiFriendz chia sẻ. Việc dữ liệu không được tối ưu còn dẫn đến chi phí token AI tăng cao vô ích. Bài toán đặt ra không chỉ là tìm một giải pháp AI mới, mà là xây dựng một hệ thống thông minh toàn diện: từ việc chuẩn hóa dữ liệu, xây dựng kịch bản tư vấn thông minh, đến việc hợp nhất mọi kênh giao tiếp về một mối.

Kiến tạo "bộ não" thông minh cho thị trường Bất động sản

Nhận thấy nhu cầu cấp thiết, HiFriendz đã bắt tay cùng Filum AI để xây dựng một giải pháp được "may đo" riêng cho những thách thức đặc thù của mình.

Sắp xếp lại kho dữ liệu khổng lồ

Bước đi đầu tiên và quan trọng nhất là cấu trúc lại toàn bộ dữ liệu phòng. Filum AI đã làm việc cùng HiFriendz để xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, thay thế cho Google Sheet. Mọi thông tin về phòng ốc, từ địa chỉ, giá cả, diện tích đến hình ảnh thực tế, đều được chuẩn hóa. Giờ đây, khi khách hàng chỉ cần hỏi vu vơ "tìm phòng gần trường Đại học Kinh tế", AI có thể hiểu, xác định khu vực lân cận và truy xuất chính xác những lựa chọn phù hợp nhất.

AI Agent: Người tư vấn không bao giờ ngủ và luôn tỉnh táo

Với nền tảng dữ liệu vững chắc, Filum AI Agent đã được triển khai trên hai kênh tư vấn chính của HiFriendz. Trợ lý AI này không chỉ hoạt động 24/7 để nắm bắt mọi yêu cầu, mà còn được huấn luyện với các kịch bản hội thoại thông minh. Nó có thể duy trì mạch trò chuyện, hiểu các yêu cầu phức tạp, và chủ động đưa ra các gợi ý hữu ích. Khi không có phòng phù hợp, AI sẽ khéo léo gợi ý khách tăng một chút ngân sách hoặc mở rộng tìm kiếm ra khu vực lân cận, thay vì trả lời "không có" một cách cứng nhắc.

Hợp nhất mọi cuộc hội thoại, tối ưu vận hành

Toàn bộ các kênh giao tiếp giờ đây được đưa về một trung tâm duy nhất trên nền tảng Filum. Ban quản lý có thể theo dõi, phân tích và đánh giá chất lượng của mọi cuộc tư vấn, dù là do AI hay nhân viên thực hiện. Tính năng "Tóm tắt tự động bởi AI" giúp tóm tắt nhanh nội dung chính của các cuộc hội thoại dài, giúp việc kiểm soát chất lượng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Điều này đã giải quyết triệt để bài toán "dữ liệu phi tập trung" và trao lại quyền kiểm soát cho doanh nghiệp.

Triển khai & trao quyền: Mối quan hệ hợp tác bền vững

Quá trình hợp tác không chỉ dừng lại ở việc cài đặt công cụ. Đội ngũ Filum AI đã chuyển giao kiến thức, hướng dẫn chi tiết để HiFriendz có thể "self-serve" – tự làm chủ hệ thống. Giờ đây, đội ngũ HiFriendz có thể chủ động tinh chỉnh prompt cho AI Agent, tự sửa các lỗi cơ bản hoặc thay đổi kịch bản tư vấn một cách linh hoạt mà không cần chờ đợi sự can thiệp từ bên ngoài.

Filum AI lùi về vai trò đối tác chiến lược, đồng hành giải quyết những bài toán phức tạp hơn, giúp HiFriendz tối ưu hiệu suất và chi phí vận hành một cách bền vững. Mô hình này đã trao cho HiFriendz sự tự chủ tuyệt đối, biến họ từ người dùng thành người vận hành thực thụ.

Những con số biết nói sau 90 ngày chuyển mình

Chỉ sau một thời gian ngắn triển khai, những nỗ lực của HiFriendz và Filum AI đã mang lại những kết quả ấn tượng.

Gấp đôi hiệu suất, giải phóng sức người

Trong 90 ngày đầu tiên, AI Agent đã xử lý gấp đôi số lượng tin nhắn mà nhân sự xử lý trong cùng kỳ trên hai kênh chính. Điều này cho thấy AI đã gánh vác một khối lượng công việc khổng lồ, giúp đội ngũ kinh doanh có thêm thời gian để tập trung vào việc dẫn khách xem phòng và chốt hợp đồng.

Hội thoại được AI Agent xử lý trọn vẹn

Mục tiêu cao nhất mà HiFriendz đặt ra cho AI Agent là khả năng tự mình xử lý một quy trình tư vấn hoàn chỉnh: từ chào hỏi, tìm hiểu nhu cầu (khu vực, ngân sách), gợi ý phòng, gửi hình ảnh thực tế, và cuối cùng là đặt lịch hẹn xem phòng thành công cho khách.

Hiện tại, AI đã có thể hoàn thành trọn vẹn quy trình này trong 50% tổng số các cuộc hội thoại. Điều này có nghĩa là, cứ hai khách hàng tiềm năng nhắn tin, có một người được AI dẫn dắt đi hết hành trình mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào từ nhân viên, thay vì phải chuyển cho người hỗ trợ ngay sau vài câu hỏi đầu tiên.

Đây là một chỉ số kinh doanh quan trọng, chứng tỏ AI không chỉ "trả lời câu hỏi", mà đã thực sự trở thành một "nhân viên tư vấn ảo", giúp HiFriendz sàng lọc và đặt lịch hẹn với khách hàng tiềm năng một cách tự động. Cả hai đội ngũ đang tiếp tục tối ưu để nâng con số này lên mục tiêu 70% trong thời gian tới.

Lời kết

Hành trình của HiFriendz là minh chứng rõ ràng cho việc: trong một thị trường phức tạp và cạnh tranh như bất động sản cho thuê, việc sở hữu một "bộ não" AI thông minh để quản lý dữ liệu và tự động hóa giao tiếp không còn là lợi thế, mà là điều kiện tiên quyết để tồn tại và phát triển.

Doanh nghiệp của bạn cũng đang vật lộn với dữ liệu phân mảnh và quy trình thủ công? Hãy để Filum AI giúp bạn sắp xếp lại mọi thứ và kiến tạo một cỗ máy vận hành hiệu quả. Đặt lịch demo với chúng tôi ngay hôm nay để khám phá giải pháp GenAI đã giúp HiFriendz biến thách thức thành cơ hội tăng trưởng.